Prendre le temps de réfléchir à son opportunité
Le problème a-t-il été déjà traité
Une réunion doit avoir un but précis à atteindre
Une réunion ne doit être organisée que si les contacts téléphoniques ne suffisent pas à traiter le problème posé
Un délai de deux semaines entre la convocation et la réunion est nécessaire
Un responsable de l’organisation de la réunion doit être désigné
Établir la liste des participants nécessaires et suffisants pour que la réunion soit efficace
Choisir le lieu de la réunion en fonction du nombre des participants, de leur qualité, du sujet traité
Dans la convocation il faut préciser si on souhaite la présence effective du destinataire ou s’il peut se faire représenter
Préparer un ordre du jour précis en fractionnant les sujets abordés en éléments simples et en minutant les temps élémentaires à y consacrer
Produire les documents préalables clairs et exploitables
Préparer les interventions à l’aide d’éléments clairs et précis
Préparer le lieu de la réunion
Vérifier que la salle est libre et ouverte
Définir le temps maximum à consacrer à chaque sujet de l’ordre du jour
Être strict sur la ponctualité
Reformuler le problème en début de réunion et rappeler l’ordre du jour
Désigner un rapporteur qui sera chargé d’établir le compte-rendu
Aborder l’ordre du jour par l’approbation du compte-rendu précédent qui a été adressé en son temps aux différents participants
Introduire chaque sujet par une courte présentation puis donner la parole aux participants
Désigner un responsable du suivi qui sera responsable de la mise en oeuvre de la décision prise
Préciser la date à laquelle le compte-rendu de réunion sera adressé
Contrôler le compte-rendu ultérieur rédigé par le rapporteur et l’adresser à la date promise