Prendre le temps de réfléchir à son opportunité

Le problème a-t-il été déjà traité

Une réunion doit avoir un but précis à atteindre

Une réunion ne doit être organisée que si les contacts téléphoniques ne suffisent pas à traiter le problème posé

Un délai de deux semaines entre la convocation et la réunion est nécessaire

Un responsable de l’organisation de la réunion doit être désigné

Établir la liste des participants nécessaires et suffisants pour que la réunion soit efficace

Choisir le lieu de la réunion en fonction du nombre des participants, de leur qualité, du sujet traité

Dans la convocation il faut préciser si on souhaite la présence effective du destinataire ou s’il peut se faire représenter

Préparer un ordre du jour précis en fractionnant les sujets abordés en éléments simples et en minutant les temps élémentaires à y consacrer

Produire les documents préalables clairs et exploitables

Préparer les interventions à l’aide d’éléments clairs et précis

Préparer le lieu de la réunion

Vérifier que la salle est libre et ouverte

Définir le temps maximum à consacrer à chaque sujet de l’ordre du jour

Être strict sur la ponctualité

Reformuler le problème en début de réunion et rappeler l’ordre du jour

Désigner un rapporteur qui sera chargé d’établir le compte-rendu

Aborder l’ordre du jour par l’approbation du compte-rendu précédent qui a été adressé en son temps aux différents participants

Introduire chaque sujet par une courte présentation puis donner la parole aux participants

Désigner un responsable du suivi qui sera responsable de la mise en oeuvre de la décision prise

Préciser la date à laquelle le compte-rendu de réunion sera adressé

Contrôler le compte-rendu ultérieur rédigé par le rapporteur et l’adresser à la date promise